Осенью нам исполняется 10 лет. Самое время оглянуться назад и осмыслить пройденный путь: понять, где мы оказались, что у нас получилось, а что нет, а главное, чего мы хотим от будущего.
Вот так я однажды сидел и размышлял о наших успешных и не самых удачных проектах . И тут мне в голову пришел интересный вопрос. А какой должна быть информационная система, чтобы приносить клиенту пользу? Какими конкретными характеристиками она должна обладать?
Ведь до сих пор большинство компаний воспринимают информационную систему как неизбежное зло. Все понимают, что она должна быть, но многие ее побаиваются. А те, кто уже один раз проходил путь внедрения ИС, труднее решаются на новый проект. Это как с прыжком с парашютом. Второй раз — гораздо страшнее.
Внедрение – это обычно сложно, больно и, к сожалению, не всегда дает результаты для бизнеса. Но можно ли как-нибудь облегчить этот процесс? Есть ли такие характеристики системы, которые делают ее внедрение проще, а результат заметнее?
Чтобы ответить на этот вопрос мы с коллегами проанализировали свой немаленький опыт и на его основе выделили пять характеристик информационной системы, которая будет иметь успех как в процессе внедрения, так и принесет значительную пользу владельцу в ходе ее дальнейшего использования.
Оговорюсь, что в своих рассуждениях под ИС я подразумеваю программный продукт, который становится основой в той или иной области деятельности для построения ИС.
Итак, вот характеристики, которые мы выделили.
1. Ориентация на законченный цикл управления
Любая деятельность, чтобы быть успешной, должна представлять из себя законченный цикл управления. А значит, и система, которая будет ее поддерживать, должна содержать в себе инструменты для целепологания, планирования, исполнения, оперативного контроля и анализа. Если какой-то элемент отсутствует, вероятность достижения бизнес-результата снижается. Бывает, что пользователи говорят: «На данном этапе нам будет достаточно просто что-то учитывать». Такое тоже имеет место быть. Система в этом случае всегда дополняется другими элементами: эксель, бумажка, голова директора и в результате получается не очень устойчивой.
2. Ориентация на электронное взаимодействие
После внедрения системы 90-95% работы должно выполняться без использования бумажных носителей. Применение различных электронных устройств позволяет ускорить процессы и сделать их более эффективными.
3. Ярко выраженные инструменты оперативного контроля и мониторинга
Почему мы делаем акцент именно на эту функцию? Так уж сложилось, что она является наиболее атрофированной в современных системах учета и управления. В большинстве систем изначально цикл управления был построен по принципу «план-факт». Однако для эффективного управления период формирования обратной связи должен быть максимально коротким. Если же лаг между планированием и анализом большой (месяц, квартал), мы можем лишь констатировать, что факт существенно отклоняется от плана и мы работали плохо, но изменить что-то уже не в состоянии. А если бы мы осуществляли оперативный контроль и «подтягивали» себя в процессе работы, все могло бы быть по-другому.
4. Максимальная направленность на человека
Мобильные приложения и социальные сети – вот лучший пример таких ресурсов. Ими легко и удобно пользоваться и не требуется много времени для освоения. В бизнесе же все еще сохранился принцип « человек для системы». Конечно, такие системы изначально создавались, чтобы одни люди вносили туда информацию, а другие ее анализировал. Но я считаю, что система должна быть максимально удобна и полезна не только для потребителей информации, но и для пользователей, которые эту информацию вносят. Она должна быть более удобна, чем та бумажка или журнал, к которому привыкли сотрудники за долгие годы работы.
5. В основе — продуманные «best practices»
В настоящее время у людей нет желания начинать длинные проекты по внедрению информационных систем. Им хочется взять уже продуманное решение, которое включает лучший опыт других предприятий, и запустить его в работу с минимальными изменениями. Поэтому система не должна быть болванкой, к которой нас приучила 1С (на 20% про нас, а на 80% содержит то, что нам вовсе ненужно). Система должна максимально закрывать потребности конкретного предприятия.
Перечисленные мною пункты, конечно, не истина в последней инстанции. Это лишь векторы, которые мы выделили и которых стараемся придерживаться при разработке наших программно-методических решений (ПМР). Почему? Потому что решение, основанное на этих принципах, (как показывает опыт) позволяет добиться больших результатов и сделать это быстрее и дешевле.
Я считаю, что автоматизацию каждой отдельной подсистемы лучше проводить на базе ПМР. Это делает процесс более управляемым и менее затратным.
ПМР имеет в себе четко продуманную методику (определенные прописанные правила бизнес-процессов). Так, например, производители продуктов питания в части продаж и логистики очень похожи друг на друга. Любые отличия чаще всего на 90% субъективны. Поэтому, то, что хорошо работает у одного предприятия, наверняка пригодится и другому.
На основе опыта, полученного в ходе проектов, мы продумываем методику и на ее базе создаем программное решение. Вот, что у нас получилось на настоящий момент:
- продажи для производителей продуктов питания;
- управление доставками для производителей продуктов питания;
- управление закупками для предприятий с большой номенклатурой закупаемых изделий.
Надеемся, что в каждом из этих решений нам удалось воплотить озвученные выше принципы. Как бы там ни было, мы не будем останавливаться на достигнутом. Будут появляться новые продукты в которых мы сможем еще более полно реализовать описанные характеристики эффективной системы.
