Белореченское

Кейс проекта автоматизации клиентского сервиса. Запуск пяти предметных областей на базе одного отраслевого решения.

6 минут чтения

В 2021 году на предприятии СХ «Белореченское» совместно с отраслевым интегратором IT-решений, компанией «Константа», был реализован проект автоматизации клиентского сервиса на платформе программного продукта ERP4FOOD.

Елена Дубинина, руководитель IT-подразделения СХАО “Белореченское”

Принимая решение о внедрении программного продукта «ERP4FOOD», мы ставили перед собой ряд задач, а именно: повышение клиентского сервиса за счет процесса сбора заявок, введения партионного учета, системы штрихкодирования и автоматизированной системы планирования задания на производство (точность и стабильность планирования можно обеспечить только с помощью системы).

В контексте задачи, которая попала в фокус нашего внимания, хочется отметить сложность и вариативность цепочки поставок клиента. На момент нашего знакомства, автоматизированным был, в основном, регламентированный учёт и достаточный для него учёт остатков продукции на складах. А прием и обработка заказов, ценообразование, планирование заявки на производство, формирование задания на отгрузку и оперативный партионный учет продукции – во многом, выполнялось вручную, в Excel или бумажном журнале.

В проекте перед нами стояло большое количество задач в рамках 5 предметных областей:

  • Клиентский сервис
  • Учет на складах
  • Интеграция с ГИС Меркурий
  • Планирование производства
  • Транспортная логистика

Все их хотелось решить в рамках одного программного продукта. Таковым стал продукт «ERP4FOOD». Во многих случаях для их закрытия требуется 3-4 решения.

Несколько слов о заказчике

Одной из особенностей проекта является широта ассортимента и разветвленность системы сбыта заказчика. Предприятие объединяет большое количество производственных площадок и складов готовой продукции. Также присутствует довольно большая оптово-розничная сеть (17 оптово-розничных складов и 16 складов распределительных центров), значимая сеть фирменной розницы, которая управляется из единого центра и широкая распределительная структура через различные каналы обслуживания клиентов. Ассортимент продукции покрывает 87% продовольственной корзины, (что прямым образом влияет на разнообразие операций в системе и их объём).

Дорожная карта проекта

Шаг 1. Регламентация

Исследовали действующие процессы организации, определили перечень процессов и функций предприятия, которые должны быть: оставлены в неизменном виде, трансформированы, организованы с нуля. После чего сформулировали функциональные требования к программному решению, которые позволят пользователям выполнять свои функции в рамках сформированных бизнес-требований.

//В рамках данного проекта происходила не просто смена одной платформы ИТ-системы на другую, а принципиальная реорганизация текущих процессов предприятия. Поэтому на первом этапе было особенно важно проработать обновленную логику организации процессов.

Шаг 2. Разработка макета системы

Разработали план адаптации базового программного продукта под функциональные требования конкретного предприятия и реализовали изменения. По причине масштаба функционала реализуемого проекта, разработка макета системы была разделена на вехи, каждая из которых имела своё логическое завершение и ценностный результат.

//Отдельно стоит отметить, что наличие отраслевого функционала, характерного для реализации продажи продуктов питания в «ERP4FOOD», позволило сократить количество кастомизаций решения под потребности предприятия. Кроме того, многие доработки производились сразу в формате выпуска новых релизов программного продукта, т.к. являлись полезными для решения задач и других предприятий отрасли.

Шаг 3. Подготовка и запуск системы в эксплуатацию

Наполнили систему данными, обучили пользователей и перешли к последовательному запуску всех разделов.

//Ввод системы в эксплуатацию характеризовался массовостью одновременно запускаемых процессов – сразу несколько зависимых друг от друга подсистем. При этом, когда один блок процессов запускался, связанные с ним процессы продолжали работать в других системах. Для поддержания целостности учёта для разных стадий запуска были разработаны разные схемы интеграции. Такой формат работы удлиняет запуск, однако существенно снижает риск сбоев, и, как следствие, уровень стресса его прохождения для бизнеса.

Екатерина Немцова, руководитель проекта автоматизации, компания «Константа»

Важными особенностями предприятия, которые повлияли на ход проекта, была укоренелость организационных процессов и наличие системы учета на предприятии, которая на момент внедрения, существовала уже порядка 20 лет.
Перестройка на концептуально новый формат работы (как с точки зрения организации процессов и использования системы, так и с точки зрения её администрирования) давалась не просто.
Чтобы проект лег в основу действительно значимых для предприятия изменений, а не остался формально отработанным набором шагов, наряду с разработкой и внедрением программного продукта была организационная помощь клиенту в реализации запланированных изменений в процессах и работа с пользователями на этапе запуска новой системы в эксплуатацию.

Результаты проекта

Закончив работу над проектом, внедрив систему на большей части складов предприятия, можно говорить о результатах внедрения «ERP4FOOD»:

  • Наведен порядок в цепочке процессов исполнения клиентских заказов
  • Сведено к минимуму ручное оформление заказов
  • Устранено ручное формирование документов отгрузки
  • Организовано получение складских остатков в режиме реального времени
  • Автоматизирована отправку данных в Меркурий по данным партионной отгрузки
  • Автоматизирован расчет заявки на производство

«Стоит отметить, что силами компании Константа в рамках проекта стартовала работа эталонного функционала на пилотной выборке площадок. Запуски на остальных подразделениях тиражировались внутренними сотрудниками IT-отдела СХ АО «Белореченское» с дистанционной поддержкой с нашей стороны.

Для того, чтобы тиражирование прошло успешно, в процессе запусков мы старались активно вовлекать в работу наших коллег из Белореченского. Кроме того, была подготовлена подробная электронная справка, на которую сотрудники клиента могли опираться в дальнейшем».

Алина Бакина, эксперт по автоматизации клиентского сервиса, компания «Константа»

Стоит отметить, что силами компании Константа в рамках проекта стартовала работа эталонного функционала на пилотной выборке площадок. Запуски на остальных подразделениях тиражировались внутренними сотрудниками IT-отдела СХ АО «Белореченское» с дистанционной поддержкой с нашей стороны.
Для того, чтобы тиражирование прошло успешно, в процессе запусков мы старались активно вовлекать в работу наших коллег из Белореченского. Кроме того, была подготовлена подробная электронная справка, на которую сотрудники клиента могли опираться в дальнейшем.

Проект в цифрах

  1. Запущено 7 складов готовой продукции
  2. Запущен функционал одного распределительного центра
  3. Запущено 5 предметных областей на едином решении:
  4. Настроена интеграция с 2-я действующими учетными системами предприятия

Елена Дубинина, руководитель IT-подразделения СХАО “Белореченское”

В ходе работ команда разработчиков и менеджеров компании Константа подтвердила профессиональные и организаторские способности, находилась, если не на площадках предприятия, то всегда на связи, внимательно относилась к требованиям заказчика, оперативно разрешала непредвиденные ситуации и предоставляла необходимые консультации.
Коллектив СХАО «Белореченское» выражает благодарность специалистам компании Константа за высокий уровень профессионализма и качество исполнения поставленных задач.

Обсудите с нами задачи вашего предприятия

0 0 votes
Рейтинг статьи
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments
Связаться с нами

 

×
Copy link