Если вы задумали выполнить глобальный проект внедрения информационной системы, то перед его началом должны сформировать единое видение того — какой результат хотите получить и что для этого нужно сделать. Это долгая и сложная работа. Поэтому бывает очень обидно в середине проекта понять, что изначальная ситуация поменялась, и надо снова садиться за стол переговоров для обсуждения новой цели-способов решения. Можно ли этого избежать?
Поговорим о том — какие существуют альтернативные варианты внедрения информационной системы на предприятии помимо привычного выполнения больших и «тяжелых» проектов (которые, положа руку на сердце, не всегда бывают успешными).
Немного истории
В период финансового кризиса проекты стали ужимать в объеме из-за безжалостно урезанных ИТ-бюджетов. Классический подход выполнения предполагает, что главную роль в проекте играет ресурсное планирование на длинных этапах, поиск кратчайшего пути и выбор способов оптимизации общего пула расходов на проект. Так вот в кризис такой подход перестал работать. Кроме того, возродились забытые риски — риск смены всей управленческой команды заказчика (а вместе с ней и приоритетов в развитии ИТ) и риск ухода с рынка самого интегратора. Чтобы решить эти проблемы придумали подход, при котором проект делится на несколько быстрых локальных микропроектов.
Как использовать технологию микропроектов
Крупный проект всегда кажется очень сложным. Чтобы его упростить, разбейте проект на несколько самостоятельных шагов длительностью 3-4 месяца. Например, при внедрении подсистемы бюджетирования у одного из наших клиентов мы выделили следующие шаги:
- Формирование операционных бюджетов.
- Формирование функциональных бюджетов и БДР.
- Формирование БДДС.
- Проведение маржинального анализа.
- Формирование бюджета по балансу мясного сырья.
- Организация контроля заявок на расходование ДС, на основании БДДС.
Это и есть микропроекты. Сделайте первый микропроект, получите результат, уточните дальнейшие требования и планы, а потом возьмитесь за следующий. Выполняйте микропроекты последовательно и предусмотрите между ними перерыв, чтобы пользователи успевали привыкнуть к новому функционалу.
Финалом каждого микропроекта должен быть осязаемый для вашей основной деятельности результат. Если вы решите отложить реализацию следующих этапов проекта, часть проблем уже будет решена, а не останется в начальной точке. Затраченные средства принесут пользу, а проект можно будет в любой момент продолжить.
Пример из приведенного выше списка задач: на первом шаге перенесли формирование (планирование и сбор фактических данных) всех операционных бюджетов из Excel в 1С. А на втором уже получили формирование итогового БДР по всей компании в 1С.
Как правильно выделять микропроекты
При определении шагов выбирайте наиболее приоритетные задачи, следуя правилу Парето: чтобы достичь 80% необходимой функциональности, достаточно 20% усилий.
Оставшиеся шаги можно либо не делать вовсе, либо выполнять еще более размеренно (например, в рамках сервисного сопровождения информационной системы).
Пример: учет неиспользованных остатков бюджетов с прошлых периодов отложили на самый конец и пока это выполняется в ручном режиме, с обоснованием перерасхода в текущем периоде в комментариях к плановым данным.
В чем преимущества подхода на основе микропроектов
- Используя микропроекты, вы получаете реальные результаты, которыми можете пользоваться уже через 3-4 месяца.
- Любой проект – это всегда изменения: в деятельности компании, в работе людей, в подходах и способах выполнения производственных задач. А любое изменение – это преодоление, порой с элементами стресса. Очевидно, что разделяя проект на несколько, вы снижаете стресс до такого уровня, с которым компания и каждый отдельный сотрудник могут справиться. В итоге попытки саботажа будут либо минимальны, либо отсутствовать вовсе.
- Организовать финансирование небольших микропроектов существенно легче, чем выделить бюджет (или уговорить на это руководство) на какую-то большую задачу с относительно туманными перспективами. На что вы быстрее согласитесь — начать проект в 3-4 млн. или решать небольшие задачи бюджетом в 350-400 тыс.руб. в квартал с получением профитов от каждой?
- Технология микропроектов позволяет проводить изменения в более-менее штатном режиме и в момент остановки на каком-то шаге не оставляет у вас ощущения, что проект находится в кризисе.
Внедрение системы через микропроекты позволяет упростить проект, быстрее пройти процесс согласования и приступить к решению проблем клиент. Самое сложное здесь — правильно разбить проект на простые и относительно самостоятельные части. Лишняя декомпозиция приводит к существенному усложнению при сборке всего решения из-за значительных интеграционных потерь, а слабая — оставляет блоки слишком сложными для решения. Найти золотую середину — и есть задача руководителя проекта.
Разделяйте и властвуйте внедряйте!
