Информационная система — неотъемлемая часть системы управления предприятием. От ее стабильной работы, от того, насколько она помогает компании в достижении бизнес-целей, зависит успех компании на рынке, а зачастую и сам факт ее существования.
При этом люди, которые поддерживают систему (если они даже настоящие профессионалы!), со временем теряют свежесть взгляда и могут отклониться от нужного курса. И это в лучшем случае. Если же систему поддерживает абы кто и абы как, тут и говорить не о чем. Такая система — бомба замедленного действия, которая в один «прекрасный» день может похоронить под собой светлые планы компании на будущее.
Как же быть в таком случае? Как поддерживать систему в тонусе и двигаться в нужном направлении?
Все просто – нужно периодически проводить аудит системы силами сторонних специалистов. Аудит дает возможность понять, насколько система эффективна, и есть ли необходимость в корректировке курса и в исправлении накопившихся ошибок.
Теперь давайте разберемся, какие составляющие включает в себя аудит информационной системы.
7 граней аудита
№1. Методология ИС
Информационная система реализует определенные бизнес-процессы. Поэтому чтобы понять, насколько логика работы системы соответствует бизнес-целям компании (максимальная скорость обслуживания, минимальные издержки и т.д.), имеет смысл проанализировать эти процессы.
№2. Функциональность ИС
Аудит позволяет дать ответ на вопрос, насколько полно система помогает людям эффективно выполнять свою работу в рамках конкретного процесса и за счет чего можно повысить эту эффективность. В рамках одного процесса объем задач, переложенных на систему, может очень сильно различаться. Очевидно, что чем больше задач удается отдать на откуп системе, тем меньше приходится делать людям, а значит, трудоемкость работы снижается, что ведет к сокращению затрат.
Например, мы можем сами отслеживать движение торговых представителей по системе трекинга и тратить на это кучу времени, а можем поручить это системе. Система будет фиксировать координаты в нужные моменты времени и сигнализировать только в случае выявления расхождений
Однако здесь не стоит забывать про здравый смысл. Важно находить разумный баланс между автоматизацией и участием человека. Так, например, распределение заявок клиента по машинам система может выполнять самостоятельно согласно зашитому алгоритму. При этом нет смысла чрезмерно усложнять алгоритм и пытаться учесть все возможные варианты, когда отдельные инциденты можно быстро решить силами сотрудника.
№3. Корректность выполнения стандартов написания кода
Система в ходе своего становления обычно проходит через руки большого количества людей с разными знаниями и различными взглядами на ее развитие. Все эти вмешательства накапливаются и порождают внутренний хаос. В итоге система из стройной принцессы превращается в несуразную каракатицу. А дальнейшее поддержание такого чуда становится трудоемким (дорогим) и рискованным, так как любое изменение в одной части системы может совершенно неожиданно привести к падению функционала в другой.
В ходе аудита как раз можно выявить масштаб трагедии и вовремя встать на путь исправления (из полукаракатицы – обратно в принцессу). В противном случае может наступить такой момент, когда для решения бизнес-задачи вам нужно будет внести в систему более серьезное изменение, чем написание отчетов, но у вас ничего не получится – «костыли» помешают. Очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда компания, находясь на пороге серьезных изменений, просто отказывается от существующей системы и начинает проект по внедрению новой. Сделать заново зачастую становится проще, чем исправить то, что выстроили.
На сегодня, пожалуй, все. Во второй части я расскажу о других не менее важных гранях аудита. Если интересно, подпишитесь на обновления нашего блога, тогда вы точно ее не пропустите) А также одним из первых будете получать другие полезные материалы. До встречи на страницах блога.
В чужом глазу… или как вовремя заметить бревно, мешающее работе системы (часть 2)
