Сегодня поговорим о целях проектов автоматизации. О том, как правильно их определять и важности этого подготовительного шага как такового. Почему мы решили затронуть эту тему? Давайте разберемся.
Старое поколение собственников в большинстве своем убеждено, что автоматизация учета не нужна в принципе. А зачем? Ведь предприятие и так производит продукт, который покупают. Более молодые руководители, напротив, активно продвигают идею цифровизации бизнеса: внедрения с нуля или модернизации платформы учетной системы. Только, к сожалению, тоже не всегда при этом могут ответить на вопрос «зачем». Автоматизация ради автоматизации, как веянья моды? Бывает и так.
Встречается и обратная ситуация, когда цели проекта слишком расплывчатые или их слишком много. Пришел, к примеру, новый собственник и решил «все поменять». Запустил глобальный проект автоматизации «всех» бизнес-процессов сразу. А кому это нужно в действительности, и какие результаты может принести, разбираться не стал.
Необдуманность действий на старте ведет к тому, что бюджет освоен, а результата нет. (Если, конечно, цель была потратить N млн. рублей – она достигнута. Но вряд ли это было так…)
Так кто же прав? Приверженцы традиционных и проверенных методов работы, или передовики, стремящиеся соответствовать трендам? Истина, как обычно, где-то посередине. И сейчас мы вместе попытаемся ее уловить.
Что такое цель?
Прежде чем говорить о том, как ставить цели, предлагаю разобраться в самой сути этого понятия.
Любое изменение направлено на решение какой-то проблемы. Уже возникшей или грозящий нам в будущем. Эффект – это обратная сторона проблемы. А цель, в свою очередь, – способ достижения эффекта.
Пример: у предприятия есть проблема – дорогая логистика. Эффект, которого мы хотим достичь – это снижение ее стоимости. А вот способы могут быть разные. Можно переоборудовать весь транспорт на газовое топливо и сократить затраты таким образом. Или автоматизировать маршрутизацию, и выиграть за счет снижения пробегов для доставки груза. В первом случае цель – газифицировать транспорт. Во втором – автоматизировать маршрутизацию.
Хотелось бы заострить внимание на том, что не нужно путать или сливать воедино понятия ИТ-проекта и бизнес-проекта. ИТ-проект – это способ достижения целей бизнес-проекта. Его составляющая. И границы у них, соответственно, как по времени, так и по трудозатратам могут сильно отличаться.
Текущие или потенциальные проблемы?
Как я уже писал, цели могут быть связаны с решением как текущих, так и потенциальных, еще явно не обозначивших себя проблем. Не будем вдаваться в теорию, а сразу рассмотрим наглядную ситуацию.
Возьмем проект внедрения MES-системы для автоматизации учета на производстве.
Варианты текущих проблем, которые мы можем решить таким образом:
- Потери сырья на производстве. (Вошло 200 т сырья, вышло 180 т готовой продукции).
- Возвраты от клиентов. (Ресурсы на производство потрачены, а продукт не продан).
Варианты потенциально возможных проблем, на которые также необходимо обращать внимание в настоящем, даже если пока все работает как часы:
- Сбои из-за отсутствия грамотного специалиста. (Когда работа участка/ целого подразделения держится на опыте и незаменимости одного человека, это заведомо несет в себе риски, которые могут возникнуть при его внезапном выключении из производственного процесса).
- Невозможность оперативно реагировать на изменения внешних требований. (Наглядный пример – Меркурий. Несмотря на массу предупреждений о необходимости настроить прослеживаемость, многие предприятия и не думали меняться, пока не были введены жесткие требования. В итоге, когда настал час «Х», те, кто решил проблему заранее, оказались в явном выигрыше относительно тех, кто сидел без дела и уповал на русский авось).
Примеры проблем и их решений для разных бизнес-процессов
Производство
Проблема – высокие сырьевые потери в процессе производства относительно нормативного расхода, связанные с бесконтрольными отклонениями сотрудников от технологии.
Эффект – снижение себестоимости продукции.
Решение 1: модернизировать производство и установить оборудование, объединенное в непрерывную технологическую линию от этапа поступления сырья до выхода готовой продукции. (Но это не дешевое удовольствие))
Решение 2: внедрить MES-систему на производстве для учета количественных и технологических параметров производства. В умелых руках начальника производства это позволит выявить отклонения, нарушителей и предпринять необходимые технические и организационные меры, направленные на снижение отклонений. (Этот вариант безусловно дешевле, но мы неспроста акцентируем внимание на том, что он работает должным образом только в руках умелого начальника производства).
Продажи и клиентский сервис
Проблема – при планировании продаж, (в том числе промо активностей), разными менеджерами не учитываются ограничения производственных возможностей и, как следствие, при исполнении заказов страдает клиентский сервис.
Эффект – повышение клиентского сервиса, (а это дополнительные доходы, снижение штрафов и рост лояльности клиентов).
Решение 1: статистическое распределение доступных объёмов продукции между менеджерами по дням/ неделям для исключения ситуации перепродаж. Но тут вероятны проблемы с тем, что, если кто-то не продал свою квоту, остальные могут об этом не узнать, и часть возможных продаж выпадет.
Решение 2: автоматизировать процесс планирования регулярных и акционных продаж для динамической оценки исполнимости на производстве плановых отгрузок.
Финансы
Проблема – регулярные отклонения фактических платежей от согласованных лимитов (в работу идет платеж того, кто оказался шустрей).
Эффект – снижение несбалансированных расходов.
Решение 1: выделить казначея-контролёра для проверки входящих счетов на соответствие лимитам.
Решение 2: автоматизировать процессы планирования движения денежных средств на месяц и процесс согласования заявок на оплату с контролем соответствия бюджету ДДС.
От целей к задачам
Понимание целей – это необходимое, но недостаточное условие для того, чтобы сформировать представление о проекте. Помимо этого, надо составить перечень функциональных задач, которые должны быть решены для достижения цели.
Рассмотрим на примере.
Складская логистика
Проблема – возвраты от клиентов по причине несвоевременной доставки, связанной с поздними отгрузками. (Наборщики не успевают скомпоновать заказы по машинам к моменту планового выезда автомобилей).
Эффект – повышение клиентского сервиса (дополнительные доходы и лояльность клиентов).
Решение 1: передать функцию обслуживания заказов по магазинам на специализированных 3PL-операторов. (Управление процессами наборки продукции и доставки ее до клиентов силами 3PL-оператора снижает нагрузку на штатных сотрудников склада).
Решение 2: оптимизировать внутренние процессы размещения и наборки готовой продукции на складах и внедрить WMS-систему для управления работой складских сотрудников.
Задачи такого ИТ-проекта:
- Маркировка готовой транспортной упаковки при выходе с производства для автоматизированного учета приемки и размещения.
- Разработка целевой топологии склада и правил размещения продукции.
- Автоматизация процесса приемки и размещения продукции на паллетах.
- Автоматизация процесса планирования подпитки.
- Автоматизация процесса планирования наборки для комплектации заказов покупателей.
- Автоматизация работы «карщиков» для учета движения паллет.
- Автоматизация работы наборщиков, комплектующих заказы клиентов.
- Автоматизация инвентаризации (как локальной, так и полной).
- Автоматизация расчета сдельной заработной платы для сотрудников склада.
Типовые ошибки при постановке целей
- У проекта слишком расплывчатые цель
Соответствовать общим трендам отрасли – это не цель. Сделать как у предприятия «Х» – тоже. Если предприятие «Х» внедрило у себя некую систему и рассказывает всем, какое оно передовое и технологичное, вовсе не факт, что это приносит им прибыль. Цель должна быть сфокусирована на достижении эффекта.
- У проекта слишком много целей (и, как следствие, потребителей результатов проекта)
Если включать в проект автоматизацию сразу нескольких бизнес-процессов, каждый заинтересованный будет тянуть одеяло на себя, пытаясь первым получить выгоду. Это может привести к расфокусировке приоритетов, что негативно скажется на исполнении работ.
Заключение
Проблема, эффект и способ его достижения – это единая взаимосвязь элементов, где одно вытекает из другого. Цель проекта не может быть сама по себе. Она является инструментом. Ключом к новым возможностям.
Разумеется, мы рассмотрели не все бизнес-процессы, и статьей нельзя пользоваться как инструкцией к применению. Мы лишь показали логику, руководствуясь которой, можно определить верное направление движения предприятия. Чтобы по завершении проектных работ увидеть выгоду для бизнеса, а не только счета с несколькими нулями на конце.
