В прошлый раз мы говорили о том, как правильно составлять чек-листы. Теперь давайте разберем ситуации из нашей повседневной жизни, в которых чек-листы окажутся полезны.
Выполнение повторяющихся задач
Сборы в командировку, подготовка к выставке, написание поста в блог – все эти задачи могут быть повторяющимися. Очевидно, что все зависит от конкретного человека и его рода занятий.
Какой бы ни была задача, но если вы делаете ее время от времени, составьте для нее отдельный чек-лист.
Такие чек-листы помогут сэкономить много времени на «вспоминании» всего, что нужно сделать, а также избежать ситуации под кодовым названием: «Блиииин, забыл…!!!». Вы будете гораздо реже попадать в неудобное положение, когда приходится судорожно искать выход, который далеко не всегда приводит туда, куда нужно.
После выполнения задачи чек-лист нужно обязательно актуализировать на основании полученного опыта. Например, очередная поездка в поезде одарила вас шумным соседом и вы поняли, что неплохо было бы иметь звукоизолирующие наушники — ваш чек-лист «Командировка» пополнился еще одним пунктом.
Работа над проектом (крупной задачей)
Такой чек-лист представляет собой подробный (максимально полный) список задач, которые нужно выполнить в рамках какого-либо проекта. Например, при внедрении информационной системы, написании книги, проведении масштабной рекламной компании, строительстве дома и т.д
По такому чек-листу легко мониторить состояние проекта. Просматривая его раз в неделю, вы можете видеть, сколько уже сделано, а сколько еще предстоит. Если вам удалось поставить галочки напротив очередных пунктов — хорошо. Получаем энергию и прилив сил. Не получилось — задаем вопрос «почему?», в ходе поиска ответа находим способ сдвинуть проект с мертвой точки. То есть такой список хорош еще и как дополнительный способ мотивирования себя и других участников проекта, если таковые имеются.
Здесь я не буду останавливаться на том, как правильно разбивать крупную задачу на мелкие и как с ней работать. Если вам интересна эта тема, может найти более подробную информацию в книгах по тайм-менеджменту, например, у Глеба Архангельского.
Контроль ежедневных/еженедельных рутинных дел
В этом случае чек-лист удобно составлять в виде таблицы, где по горизонтали нужно выписать все ваши регулярные задачи (те которые вы забываете делать!): подготовить какой-либо отчет, прочитать статью по профессиональной теме, разобрать электронную почту, похвалить секретаря (это тоже бывает важно:)), а по вертикали – календарные дни или недели. При выполнении какого-то дела вы просто ставите на пересечении плюс, а по окончании дня/недели проставляете минусы в пустых клетках.
Помимо напоминания такие списки – хороший способ мотивации. Большое количество минусов у какой-то задачи будет стимулировать вас уделять ей больше внимания.
Именно поэтому такие чек-листы могут помочь в приобретении любых полезных привычек, будь то ежедневная пробежка или регулярное чтение профессиональной литературы.
Делегирование задач
Если вы хотите передать задачу другому человеку, который знает о ней меньше вашего, полезно составить список действий, которые ему необходимо будет проделать для ее качественного выполнения. Так вы снизите риск недопонимания и увеличите вероятность получения ожидаемого результата. Тому, кому вы передали работу останется всего лишь следовать четкой инструкции — пунктам чек-листа.
Например, у нас по всему офису висят чек-листы о том, что можно предпринять для восстановления работы принтера. Так наш сисадмин пытался делегировать нам решение несложных проблем, связанных с оргтехникой, чтобы его не отвлекали по пустякам и он мог больше времени уделять более интересным задачам:).
Такие чек-листы также будут не лишними при обучении новых сотрудников, чтобы они не набивали шишкек там, где их уже успели насобирать другие.
Надеюсь, теперь вы согласитесь, что чек-листы — очень полезная штука и будете чаще ими пользоваться. Или вы давно уже убедились в этом и у вас есть свои секреты их применения? — Тогда обязательно расскажите об этом в комментариях.
