Сегодня решил порассуждать на тему перехода к процессному управлению на примере нашей компании. Почему? – На это есть две причины.
Причина №1
Не так давно мы начали прорабатывать идею организации партнерской сети для продвижения нашего программного продукта «Константа: управление процессами». Сейчас мы делаем первые шаги в этом направлении, в результате чего количество контактов с потенциальными пользователями продукта возросло. И вот какую интересную особенность мы заметили.
У большинства компаний, с которыми мы общались, уже имеется представление о том, что такое BPM-система и зачем она нужна. Однако на вопрос: «Почему не решаетесь на внедрение?», мы очень часть получаем вот такой ответ: «BPM-система – это, конечно, хорошо, но наша компания пока не готова к такому шагу. Бизнес-процессы у нас еще не достаточно зрелые. Вот когда отладим процессы, вот тогда…».
Причина №2
Наша компания регулярно использует в работе более 30 процессов, автоматизированных на базе «Константа: управление процессами».
Сейчас у нас идет внутренний проект по переводу информационной системы на новый программный продукт. Понимая, что сразу перенести все процессы в новую систему нереально, мы решили определить приоритетность такого переезда. Тут-то и оказалось, что процессы настолько плотно вошли в нашу жизнь, что отказ даже от самых простых вызывает недоумение и справедливый вопрос: «А как это делать, если не так?».
Ведь это так естественно для наших сотрудников, что при возникновении какого-либо события нужно просто запустить конкретный процесс – и система сама отработает исполнение всего набора задач. В итоге конечный результат будет достигнут быстрее и с меньшими усилиями.
И вот какая интересная штука получается. Компании говорят, что еще не готовы перейти на управление процессами, а мы уже не готовы работать без этого! Почему так получилось? Чем мы отличаемся от остальных? – Попробуем разобраться.
Как все начиналось
Казалось бы, в нашей небольшой компании (около 40 человек), которая занимается проектной деятельностью, формализма должно быть по-минимуму. Однако при этом у нас есть 30 автоматизированных процессов, от которых нам трудно отказаться.
Как же мы пришли к такой зависимости от нашего продукта? С чего все началось?
Около 7 лет назад, когда мы активно начали заниматься продажами своих услуг, у нас возникла потребность в продукте, который позволил бы автоматизировать основные процессы продаж (привлечение клиентов, обработка входящих обращений и т.д.). Тем самым мы хотели снизить свою зависимость от конкретных людей. Ведь ни для кого не секрет, что текучка в коммерческих отделах всегда довольна высока. Однако в то время CRM не имели в своем составе нужного процессного функционала. Поэтому мы и решили создать Систему управления взаимоотношениями с клиентами на базе своего решения.
Ощутив преимущества от автоматизации продаж, мы постепенно добавляли все новые процессы, пока незаметно для себя не автоматизировали все, что важно для компании.
В таблице представлены некоторые примеры используемых нами процессов.
Фактор успеха
Думаю, во многом безболезненность нашего перехода на управление процессами можно объяснить тем, что наши процессы взаимосвязаны с учетной системой. Таким образом, вся информация, необходимая для решения конкретной задачи, доступна из самой задачи, что очень удобно. При этом не требуется тратить огромные усилия на поддержание интеграционных швов между разными системами (процессы работают на 1С). Стоит заметить, что трудоемкость такой поддержки зачастую становится основной причиной неуспеха при переходе к процессному управлению: какой дурак будет продолжать делать то, что поглощает больше сил и времени, нежели экономит.
«Just do it»
Проанализировав наш опыт, можно сделать очень простой вывод: для перехода к процессному управлению совсем необязательно иметь совершенные процессы. Мы сами начинали с малого – с наведения порядка в процессе продаж — и незаметно для себя перешли на абсолютно другой уровень внутренней контролируемости. Как это ни банально звучит, главное – сделать первый шаг.
Еще одна монетка на чашу весов процессного управления. Стандартное внедрение ИС предполагает решение большого куска задач в один момент времени. Даже у нас внутренний проект проходит довольно тяжело, хотя мы на этом не то что собаку съели, а уже целого волка успели переварить. Автоматизация процессов – совсем другое дело. Это то, что можно сделать постепенно и без головной боли, это то, что действительно работает и не требует больших инвестиций.
Сегодня мы уже не готовы отказаться от автоматизированных процессов, которые здорово облегчают нашу жизнь. Может и вам стоит попробовать?
