Часто при выполнении проектов внедрения информационных систем на предприятии недостаточно внимания уделяется этапу обучения пользователей. Горят сроки, заканчивается бюджет проекта, кажется, что пользователи грамотные и сами научатся работать с новой системой по ходу дела – в каждом проекте есть причины не заниматься обучением.
Но оправданны ли они?
Во-первых, нужно помнить, что внедрение новой системы – это изменения не только технические, но и организационные. Меняется не только интерфейс, в котором нужно нажимать кнопки. Меняется организационный порядок протекания бизнес-процессов в компании. И если грамотный пользователь сможет научиться «нажимать кнопки» самостоятельно по ходу дела, то организационным изменениям его точно нужно учить.
Совет: обучение полезно проводить не в виде лекции, когда один на большом экране показывает, а все остальные повторяют на своих рабочих местах, а в виде деловой игры, когда «проигрываются» реальные бизнес-процессы: не только действия в системе, но и взаимодействие между людьми.
Во-вторых, нужно помнить, что новый интерфейс и организационные изменения могут вызывать отторжение у пользователей. Так уж мы все устроены, сознательно или подсознательно сопротивляться любым изменениям. Обучая пользователей работе в новой системе, рассказывая о производимых изменениях, проигрывая ситуации на практике можно снять первичное неприятие, первичный стресс, чтобы на запуске системы в промышленную эксплуатацию пользователи были подготовлены не только в плане знаний, но и в плане эмоционального настроя.
В-третьих, программный продукт, разработанный в ходе проекта, является моделью, которая должна отражать реальную жизнь, но может не всегда отражать ее полно и не всегда правильно. Этап обучения пользователей – отличная возможность проверить реализованную модель на правильность и полноту, получить от пользователей обратную связь и внести необходимые корректировки.
Совет: при подготовке к обучению полезно составлять полный реестр операций, которые должны выполняться в системе, чтобы по нему прокрыжить все ли реализовано, все ли отработали на обучении с пользователями, нет ли чего-то, что нужно исправить и доделать перед тем, как отправлять новый корабль в плавание.
Надеюсь, мне удалось объяснить, почему этап обучения не менее важен, чем проработка методологии, разработка программного продукта или наполнение системы начальными данными. Принимая решение о том, проводить или не проводить обучение, помните, что без людей система работать не будет или будет, но не правильно, а значит не принесет ожидаемых от нее бизнес-эффектов.
